home office é uma modalidade de trabalho que cresce cada vez mais — e foi potencializado, principalmente, pela necessidade de isolamento social, gerado pela pandemia do novo coronavírus. Porém, mesmo sem esse problema, fato é que diversas organizações estariam, ainda assim, se adaptando para adotar esse modelo.
Até mesmo a adoção durante a quarentena foi bem-sucedida — 80% dos gestores aprovam essa modalidade. Por isso, se você está utilizando o home office em seu negócio, é fundamental, também, priorizar algumas questões para obter melhores resultados.
Neste artigo, vamos mostrar 7 dicas para aumentar a produtividade de equipes em home office. Boa leitura!
1. Incentive o colaborador a ter um ambiente de trabalho adequado
Um dos principais pontos que podem interferir na produtividade de quem trabalha no modelo home office é não ter o ambiente de trabalho adequado para este fim. Não raro, muitos iniciantes no modelo trabalham na mesa de jantar ou na cama, por exemplo, pelo conforto e comodidade. Porém, a longo prazo, isso pode ser altamente prejudicial.
Uma forma de auxiliar nisso é a produção de um “manual para boas práticas de home office”, no qual a empresa dê algumas dicas importantes para a elaboração de um ambiente ideal. Alguns pontos que devem estar inclusos são:
- se possível, tenha um cômodo reservado para isso. Caso contrário, o ideal é que o ambiente permita ao colaborador concentrar e ter o mínimo de distração possível;
- é importante ter os itens para a realização das atividades próximos. Então, se a pessoa tem o hábito de fazer anotações em papel, é fundamental que cadernos, blocos e canetas estejam próximos, evitando que ela tenha que se locomover para isso;
- é importante que o local tenha uma boa iluminação e ventilação;
- dentro do possível, deve-se priorizar a ergonomia de trabalho, evitando cadeiras e mesas que possam gerar desconforto e dores.
2. Defina horários de trabalho
O home office, no que diz respeito à jornada de trabalho, deve ter um perfil semelhante ao realizado no ambiente empresarial. Mesmo que a flexibilidade permita aos funcionários trabalharem cada um no horário em que são mais produtivos, é fundamental estabelecer parâmetros importantes para não gerar questões que levem a ações trabalhistas no futuro.
Por exemplo, você deve estabelecer prazos máximos de jornadas de trabalho. Isso é importante, até mesmo, para que eventuais cansaços não levem a falhas e erros a serem corrigidos no futuro.
No caso de tarefas que precisam ser realizadas em equipe, de forma simultânea, torna-se fundamental estabelecer um horário fixo de trabalho, para que todos estejam online e ativos ao mesmo tempo, podendo atuar de forma conjunta e organizada.
3. Defina as metas e prazos para a execução das atividades
As equipes precisam deixar claro em suas atividades quais são os prazos e metas para as execuções de curto, médio e longo prazo. Isso é importante porque, principalmente quando o processo de condução para o home office não foi previamente planejado (como a adoção desse modelo no período de pandemia), há uma certa tendência à procrastinação e falta de concentração dos membros.
Quando metas e prazos são estabelecidos o foco permanece, de forma que seus colaboradores não deixarão para realizar ações em cima da hora, causando atrasos ou outros tipos de questões que podem gerar problemas para o cliente final.
Além disso, com as metas e prazos bem-estabelecidos, em eventual problema pode-se pensar em alternativas para cumprir cronogramas e, assim, evitar prejuízos.
4. Tenha uma comunicação clara e objetiva
Se a comunicação tem um papel-chave nas organizações no trabalho presencial, quando ele passa para o remoto isso torna-se ainda mais essencial. Afinal, falhas de compreensão podem demorar a ser resolvidas, bem como tornar mais difícil a mensuração do clima organizacional existente.
Diante disso, é fundamental que, principalmente os gestores, incentivem uma comunicação clara e objetiva com todos os membros. Lembre-se sempre: os exemplos devem vir de cima. Se os gestores realizam comunicações truncadas, agressivas, sem clareza, entre outros, isso poderá ser replicado por toda a hierarquia organizacional, fazendo com que os colaboradores também se comportem dessa forma.
5. Forneça ferramentas adequadas para o home office
O home office depende de adoção de algumas ferramentas importantes para ser bem-sucedido de fato e conseguir os melhores resultados. Isso diz respeito não só àquelas voltadas para a realização das atividades, mas, também, para acompanhamento dos processos internos, verificando como os demais colegas estão realizando suas tarefas, bem como ter uma melhor comunicação com todos.
Algumas ferramentas fundamentais para aumentar a produtividade de equipes em home office são:
- gerenciadores de tarefas que operam no modelo Kanban (como o Trello);
- ferramentas de comunicação entre times (como o Google Hangouts ou o Asana);
- gerenciadores de tempo de tarefas (como o Toggl);
- hospedagem de arquivos em nuvem (Google Drive, entre outros);
- possibilidade de gerenciamento remoto de desktops (como o Chrome Remote Desktop);
- agenda e calendários;
- ferramentas de automação, entre outros.
Muitos deles são ferramentas pagas e, portanto, a empresa deve fornecer para os times como forma de incentivar uma maior produtividade no dia a dia.
6. Estimule o trabalho em equipe
Mesmo que algumas atividades sejam mais individualizadas, nada impede que você, como gestor, gere um ambiente colaborativo entre os times. Afinal, lembre-se de que eles não estão próximos fisicamente, mas o que cada um faz interfere nas atividades dos demais.
Além disso, nos casos em que o home office foi implementado sem um planejamento sistêmico prévio, tal como ocorrido no período devido à pandemia do novo coronavírus, imprevistos podem ocorrer com todos os colaboradores e, portanto, ao motivá-los a atuar de forma sinergética, um poderá compensar as falhas do outro nessas situações, de forma que os resultados das equipes se mantenham em dia.
Se a estrutura da sua equipe de TI também exige esse perfil mais colaborativo (por exemplo, para quem adota DevOps), é fundamental que isso seja potencializado diante do afastamento físico das equipes.
7. Seja compreensivo com o seu colaborador
Um dos principais pontos para garantir maior produtividade no home office é ser compreensivo com seus colaboradores. Afinal, para muitos deles, esse é um momento inesperado e, portanto, tornou-se difícil ter o planejamento adequado para implementá-lo da forma correta.
Além disso, muitos estão com crianças pequenas em casa sem aula e, portanto, há uma maior dificuldade em controlar uma série de fatores. Podemos incluir, também, a falta de equipamentos de alto desempenho e conexões estáveis de internet, entre outros pontos que interferem na produtividade cotidiana.
Por isso, seja compreensivo com os seus colaboradores. Muitas vezes eles não conseguirão bater a meta diária, e poderão compensar nos dias posteriores. Esse tipo de postura faz com que eles consigam estar mais relaxados, minimiza o índice de erros e aumenta a motivação de todos.
Identificar como aumentar a produtividade de equipes no home office é fundamental para o funcionamento da organização, minimizando atrasos, garantindo o cumprimento de metas e fazendo com que seus times atuem de forma sinergética, mesmo à distância. Esperamos que este conteúdo tenha auxiliado você!
Para avaliar se os resultados da adoção desse novo modelo estão sendo positivos, é fundamental observar os principais indicadores de TI. Quer saber mais sobre isso e aplicar em seu negócio, entre em contato com nossos especialistas.
